Glossar für botanische Beschaffung
Definitionen der Zertifizierungs-, Regulierungs-, Analyse- und Handelsbegriffe, die am häufigsten in EU-Spezifikationen für botanische Rohstoffe stehen. Praxisnahe B2B-Referenz für Einkaufsteams.
Zertifizierung
EU-Bio (Verordnung 2018/848)
Die Verordnung der Europäischen Union über die ökologische Produktion und Kennzeichnung, seit 2022 vollständig in Kraft.
Legt Anforderungen auf Unternehmerebene für jedes kommerzielle Glied der Kette fest, wenn ein Produkt als Bio verkauft wird — Erzeuger, Verarbeiter, Abpacker und Makler (sofern sie das Eigentum übernehmen). Ersetzt den älteren Rahmen 834/2007. Unternehmer werden von anerkannten Kontrollstellen zertifiziert und in der EU-Datenbank der Bio-Unternehmer geführt; die Kennung der Kontrollstelle erscheint auf Zertifikaten und CoAs.
GFSI (Global Food Safety Initiative)
Eine Benchmarking-Organisation, die Lebensmittelsicherheitsstandards anerkennt, die eine gemeinsame Mindestbasis erfüllen.
GFSI-anerkannte Standards — BRC, IFS, FSSC 22000, SQF, GlobalG.A.P. und weitere — werden von großen Einzelhändlern und Zutatenherstellern als Nachweis eines glaubwürdigen Lebensmittelsicherheits-Managementsystems akzeptiert. ISO 22000 allein liegt unterhalb der GFSI-Ebene. Bis 2026 erwarten die meisten auf den Einzelhandel ausgerichteten Lebensmitteleinkäufer von ihren Lieferanten mindestens ein GFSI-anerkanntes Zertifikat.
BRC Global Standard für Lebensmittelsicherheit
Ein GFSI-anerkannter, auf den Einzelhandel ausgerichteter Lebensmittelsicherheitsstandard, herausgegeben von BRCGS.
Stark verbreitet in Lieferketten des Lebensmitteleinzelhandels im Vereinigten Königreich und in der EU. Audits erfolgen unangekündigt oder angekündigt, mit den Bewertungsstufen AA/A/B/C/D. Legt Anforderungen an das Engagement der Unternehmensleitung, HACCP, GMP, Rückverfolgbarkeit und Lieferantenfreigabe fest. Üblich bei Trockenfrüchten, Kräutern und Pulvern, die an Lebensmittelhersteller von Handelsmarken geliefert werden.
IFS (International Featured Standards)
Ein GFSI-anerkannter Lebensmittelsicherheitsstandard, besonders verbreitet in den DACH-Märkten und in Frankreich.
IFS Food umfasst die Herstellung verarbeiteter Lebensmittel; IFS Broker richtet sich an Unternehmen, die Lebensmittel vermitteln / umpacken, ohne sie vor Ort herzustellen. Stark verbreitet in deutschen, österreichischen, französischen und italienischen Lieferketten des Einzelhandels. Mit den meisten B2B-Zutateneinkäufern in diesen Märkten kompatibel.
FSSC 22000
Ein GFSI-anerkanntes Lebensmittelsicherheitssystem auf Basis von ISO 22000 plus zusätzlicher branchenspezifischer Anforderungen.
Weltweit von Zutatenverarbeitern und Herstellern verpackter Lebensmittel eingesetzt. Baut auf dem Managementsystem ISO 22000 auf, ergänzt um Präventivprogramme (Reihe ISO/TS 22002) und zusätzliche FSSC-Anforderungen. Eine gängige Einkaufsspezifikation für internationale Zutatenlieferanten, die Markeninhaber in mehreren Regionen beliefern.
HACCP
Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte — die grundlegende Methodik der Lebensmittelsicherheit.
Nach EU-Lebensmittelrecht (Verordnung 852/2004) für alle Lebensmittelunternehmer vorgeschrieben. Identifiziert biologische, chemische und physikalische Gefahren im Prozessablauf und legt kritische Kontrollpunkte fest, an denen sie überwacht werden. HACCP ist die Mindestanforderung — GFSI-anerkannte Zertifizierungen bauen darauf auf.
GMP (Gute Herstellungspraxis)
Die Mindeststandards für Hygiene, Ausrüstung und Verfahren bei der Herstellung von Lebensmittel-, Pharma- oder Kosmetikzutaten.
Verschiedene Branchen haben eigene GMP-Rahmenwerke — Ph. Eur. GMP für pharmazeutische Wirkstoffe (APIs), ISO 22716 für Kosmetik, Lebensmittel-GMP im Rahmen von HACCP. Bei nutrazeutischen Rohstoffen wird GMP-zertifizierte Produktion zunehmend zur Mindestanforderung im Einkauf.
COSMOS Organic
Der europäische kosmetikspezifische Bio-Standard, entwickelt von Ecocert, Soil Association, BDIH, ICEA und Cosmebio.
Definiert, was „Bio“ bei kosmetischen Fertigprodukten und Inhaltsstoffen bedeutet. Die meisten Markeninhaber von Naturkosmetik verlangen COSMOS-konforme Inhaltsstoffe zusätzlich zur EU-Bio-Zertifizierung der Rohstoffe. Mit dem allgemeinen EU-Bio-Standard für kosmetische Endanwendungen vereinbar — aber strenger.
Dokumentation
Analysezertifikat (CoA)
Ein chargenspezifischer Laborbericht, der die analytischen Spezifikationen einer Rohstoffcharge dokumentiert.
Vom Hersteller oder einem externen Labor je Lieferung ausgestellt, umfasst das CoA die Identitätsbestätigung, die Analyse von Kontaminanten (Mikrobiologie, Schwermetalle, Pestizidrückstände), wichtige bioaktive Marker (z. B. Anthocyane, Flavonoide, HMF bei Honig) sowie alle vom Käufer festgelegten individuellen Prüfpanels. Das CoA ist der vertragliche Nachweis, dass die Charge die vereinbarte Spezifikation erfüllt — ohne CoA ist die Lieferung praktisch nicht überprüfbar.
Regulierung
Ph. Eur. (Europäisches Arzneibuch)
Die rechtsverbindliche Qualitätsreferenz für Arzneistoffe in der EU und 39 weiteren Ländern.
Enthält Monographien für pflanzliche Rohstoffe, Extrakte und Fertigarzneimittel. Legt Identitätsprüfungen, Reinheitskriterien, Gehaltsbestimmungsmethoden und mikrobielle Grenzwerte fest. Für Phytotherapie und botanische Extrakte in Pharmaqualität ist die Ph. Eur.-Konformität die regulatorische Mindestanforderung für die Freigabe des Fertigprodukts.
VO 2023/915 (Kontaminanten)
Die EU-Verordnung über Höchstgehalte für Kontaminanten in Lebensmitteln.
Erfasst Schwermetalle (Pb, Cd, Hg, As), Mykotoxine (Aflatoxine, Ochratoxin A, Patulin, Fumonisine, Deoxynivalenol), Nitrate, polyzyklische aromatische Kohlenwasserstoffe und weitere Kontaminanten. Hat den älteren Rahmen 1881/2006 ersetzt. Die Grenzwerte sind matrixspezifisch (je Produktkategorie) und für Waren, die in der EU in Verkehr gebracht werden, nicht verhandelbar.
VO 396/2005 (Pestizid-MRLs)
Legt harmonisierte EU-Rückstandshöchstgehalte für über 600 Pestizidwirkstoffe fest.
Rückstandshöchstgehalte (MRLs) gelten je Pestizid und je Lebensmittelmatrix. Bei bio-zertifizierten Chargen erfolgt das MRL-Screening in der Regel als Multimethode (GC-MS + LC-MS), und eine Nichtnachweisgrenze ist die praktische Erwartung des Käufers. Bei B2B-Großaufträgen wird je Lieferung geprüft.
VO 2073/2005 (Mikrobiologische Kriterien)
Mikrobiologische Kriterien für Lebensmittel — legen zulässige Grenzwerte je Lebensmittelkategorie fest.
Erfasst unter anderem Gesamtkeimzahl (TPC), Hefen & Schimmelpilze, Salmonella, Listeria monocytogenes, E. coli und Enterobacteriaceae. Bei getrockneten Kräutern und botanischen Rohstoffen legt der Käufer in der Regel strengere interne Grenzwerte als das regulatorische Minimum fest. Das mikrobiologische Panel im CoA ist beim Wareneingang für Produkte für den Einzelhandel Pflicht.
Kosmetikverordnung 1223/2009
Die EU-Verordnung für kosmetische Fertigprodukte und die zugehörige Dokumentation der Inhaltsstoffe.
Verlangt einen Sicherheitsbericht für das kosmetische Mittel (CPSR), die Deklaration der 26 in der EU gelisteten Duftstoffallergene (oberhalb der Deklarationsschwellen), die vollständige INCI-Liste der Inhaltsstoffe sowie Rückverfolgbarkeit über die gesamte Lieferkette. Lieferanten von ätherischen Ölen, Pflanzenextrakten und kosmetischen Wirkstoffen müssen den Käufern die für die Erstellung des CPSR nötigen Daten bereitstellen.
Novel Food (Verordnung 2015/2283)
Der EU-Rahmen für Lebensmittel, die vor dem 15. Mai 1997 in der EU nicht in nennenswertem Umfang verzehrt wurden.
Vor dem Inverkehrbringen eines Novel Food auf dem EU-Markt ist eine Novel-Food-Zulassung erforderlich. Der EU-Novel-Food-Katalog führt bestätigte und nicht bestätigte Einträge. Traditionelle Zubereitungen etablierter Pflanzen (z. B. getrocknete Weißdornbeeren, Wacholderbeeren) sind kein Novel Food; konzentrierte Extrakte oder neue Verarbeitungstechnologien können eine Novel-Food-Prüfung erfordern.
REACH (Verordnung 1907/2006)
EU-Verordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe.
Erfasst neben anderen Stoffen auch ätherische Öle und aromatische Chemikalien. Lieferanten ätherischer Öle oberhalb der Schwelle von 1 t/Jahr müssen den Stoff registrieren. Für B2B-Lieferanten ätherischer Öle sind eine REACH-Registrierung und ein Sicherheitsdatenblatt (SDS) in der Sprache des Empfängerlandes neben dem GC-MS-Profil kommerzielle Erwartungen.
Kosmetik
INCI (Internationale Nomenklatur für kosmetische Inhaltsstoffe)
Die standardisierte Benennungskonvention für kosmetische Inhaltsstoffe, die weltweit auf Produktetiketten verwendet wird.
Wird vom Personal Care Products Council gepflegt. INCI-Bezeichnungen erscheinen in der Inhaltsstoffliste jedes kosmetischen Produkts auf dem EU-Markt. Lieferanten von Pflanzenextrakten und ätherischen Ölen geben die INCI-Bezeichnung (z. B. Lavandula Angustifolia Oil) zusammen mit dem botanischen lateinischen Binomen zum Abgleich an.
CPSR (Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel)
Das verpflichtende Sicherheitsdossier für jedes kosmetische Produkt, das auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird.
Nach VO 1223/2009 benötigt jedes kosmetische Produkt vor dem Verkauf einen CPSR. Der CPSR stützt sich auf vom Lieferanten bereitgestellte Daten zu jedem Inhaltsstoff — Reinheit, Allergene, Kontaminanten, Toxikologie —, wodurch die vorgelagerte Dokumentation der Inhaltsstoffe zu einer zwingenden Voraussetzung für Kosmetik-Markeninhaber wird. Von Lieferanten botanischer Rohstoffe wird erwartet, dass sie CPSR-relevante Daten auf Anfrage bereitstellen.
IFRA (Internationaler Duftstoffverband)
Das weltweite Selbstregulierungsorgan der Duftstoffindustrie, das Standards für die sichere Verwendung von Duftstoffen veröffentlicht.
IFRA-Standards legen je Produktkategorie Höchstverwendungsmengen für einzelne Duftstoffe fest (einschließlich vieler Bestandteile ätherischer Öle). Formulierer von Kosmetik- und Körperpflegeprodukten orientieren sich bei der Dosierung von Duftstoffen an IFRA; Lieferanten ätherischer Öle stellen IFRA-konforme Dosierungsangaben zusammen mit dem GC-MS-Profil bereit.
Normen
ISO 3515 (Lavendelöl)
Die internationale Norm, die das charakteristische Bestandteilprofil von Lavandula-angustifolia-Öl definiert.
Legt Referenzbereiche für Linalylacetat, Linalool, Campher, 1,8-Cineol, Lavandulylacetat, Terpinen-4-ol und weitere Marker fest, dazu physikalische Eigenschaften (Brechungsindex, Dichte, optische Drehung). Wird häufig zum Abgleich mit dem GC-MS-Bericht des Lieferanten genutzt, um zu bestätigen, dass eine Charge echter Lavendel und kein Lavandin ist.
GACP (Gute Praxis für Anbau und Sammlung)
EMA/WHO-Leitlinie für den Anbau und die Wildsammlung von Arzneipflanzen und pflanzlichen Stoffen.
Umfasst Flächenauswahl, Düngung, Pflanzenschutz, Erntezeitpunkt, Nacherntebehandlung und Rückverfolgbarkeit bei Arzneipflanzenmaterial. Wildsammelbetriebe, die nutrazeutische oder pharmazeutische Käufer beliefern, arbeiten nach GACP, mit geschulten Sammlern und georeferenzierten Sammelgebieten.
Analytik
GC-MS (Gaschromatographie-Massenspektrometrie)
Ein Laborverfahren, das die flüchtigen Bestandteile eines Öls oder Extrakts trennt und identifiziert.
Die Referenzmethode für die Spezifikation ätherischer Öle — liefert ein Chromatogramm mit quantifizierten Peaks für jeden Bestandteil (z. B. Linalylacetat, Linalool, Campher in Lavendelöl). Das QS-Team des Käufers nutzt GC-MS, um die Identität zu prüfen, Verfälschungen zu erkennen (z. B. Lavandin, das Angustifolia beigemischt wurde) und die Konsistenz von Charge zu Charge zu bestätigen.
HPLC (Hochleistungsflüssigkeitschromatographie)
Ein Laborverfahren zur Trennung und Quantifizierung nichtflüchtiger Verbindungen in Extrakten und Pulvern.
Wird zur Quantifizierung von Vitamin C in Hagebuttenpulver, Anthocyanen in Aronia, Flavonoiden (Hyperosid, Vitexin, Rutin) in Weißdorn und weiteren wichtigen bioaktiven Markern eingesetzt. Die Standardmethode für die Spezifikation botanischer Rohstoffe in nutrazeutischer Qualität.
Honig
HMF (Hydroxymethylfurfural)
Ein Abbauprodukt, das entsteht, wenn Honig erhitzt oder bei hoher Temperatur gelagert wird.
Ein niedriger HMF-Wert (< 15 mg/kg bei frischem Honig; gesetzliches EU-Maximum 40 mg/kg) zeigt, dass der Honig roh behandelt und nicht ultrafiltriert oder stark pasteurisiert wurde. Premium-B2B-Käufer und Bio-Käufer legen in der Regel eine strengere HMF-Obergrenze als den gesetzlichen Höchstwert fest. Wird je Charge im CoA quantifiziert.
Melissopalynologie
Mikroskopische Pollenanalyse von Honig zur Überprüfung der botanischen und geografischen Herkunft.
Zählt den Anteil der Pollenkörner in einer Honigprobe, um festzustellen, ob die dominierende Nektarquelle der angegebenen Herkunft entspricht (z. B. >45 % Robinia-pseudoacacia-Pollen bei sortenreinem Akazienhonig). Der Standard-Echtheitstest für sortenreinen Honig und eine vertraglich vereinbarte Leistung bei Premium-B2B-Chargen.
Extrakte
DER (Droge-Extrakt-Verhältnis)
Das Verhältnis von pflanzlichem Ausgangsmaterial zu fertigem Extrakt — ein Maß für die Konzentration des Extrakts.
Angegeben als natives DER (z. B. 4:1, 5:1), d. h. 4–5 kg pflanzliches Ausgangsmaterial werden zu 1 kg Extrakt konzentriert. Standardisierte Extrakte kombinieren das DER oft mit einem Prozentgehalt an Markersubstanz (z. B. Weißdornextrakt DER 4:1, 1,8 % Flavonoide). Die Spezifikation des Käufers bezieht sich in der Regel auf beides.
Grenzüberschreitend
TRACES NT Kontrollbescheinigung (COI)
Das digitale EU-Zertifikat, das Bio-Importe aus Nicht-EU-Herkunftsländern begleitet.
Wird je Lieferung von der anerkannten Kontrollstelle im Herkunftsland ausgestellt und vom eingetragenen EU-Importeur über das System TRACES NT verifiziert. Erforderlich, damit Bio-Angaben für Waren mit Nicht-EU-Herkunft bei der Einfuhr in die EU erhalten bleiben. Ohne gültige COI dürfen die Waren in der EU nicht als Bio verkauft werden, selbst wenn die Zertifizierung im Herkunftsland echt ist.
Logistik
Incoterms 2020
Von der ICC veröffentlichte internationale Handelsklauseln, die die Pflichten von Verkäufer / Käufer bei der Lieferung festlegen.
Am gebräuchlichsten im botanischen B2B-Handel der EU: EXW (Ex Works — der Käufer übernimmt alles), FCA (Free Carrier), CPT (Carriage Paid To), DDP (Delivered Duty Paid — der Verkäufer organisiert alles). Bei neuen Geschäftsbeziehungen ist DDP das stärkste Vertrauenssignal; EXW von einem unbekannten Lieferanten ist ein Warnsignal.
Handel
MOQ (Mindestbestellmenge)
Die kleinste Bestellung, die ein Lieferant zu kommerziellen Konditionen annimmt.
Bei botanischen Rohstoffen liegen typische MOQs bei 25 kg für getrocknete Kräuter / Früchte / Pulver (ein Papiersack), 5–10 kg für kaltgepresste Öle, 300 kg für Honig (ein Stahlfass), 1–2 MT für industrielles Saftkonzentrat. Unterhalb der MOQ kann der Lieferant mit Aufschlag anbieten oder die Bestellung ablehnen; Mustermengen (100 g–1 kg) werden zu anderen Konditionen versandt.
Reverse-Charge-Verfahren (innergemeinschaftliche B2B-Umsatzsteuer)
Ein Umsatzsteuermechanismus, bei dem der Käufer die Umsatzsteuer auf grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen erklärt.
Beide Parteien müssen umsatzsteuerlich registriert und in VIES gelistet sein. Der Lieferant stellt eine Rechnung zum Nullsatz mit der USt-IdNr. des Käufers aus; der Käufer erklärt die Umsatzsteuer in seiner inländischen Steuererklärung. Standard im innergemeinschaftlichen B2B-Handel mit botanischen Rohstoffen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen.